Einleitung
Der Printer Supply Monitor - PSM - wurde aus dem Bedürfnis heraus, eine verlässliche Software für ein automatisiertes Bestellwesen des Verbrauchsmaterials zu haben, entwickelt.
Ein weiteres Bedürfnis, welches ab Release 1.6 durch PSM abgedeckt wurde, ist die Erfassung der Seitenzähler in den Geräten.
Es gibt verschiedene Tools auf dem Markt - einige werden von den Herstellern kostenlos zur Verfügung gestellt - welche denselben Job machen. Allerdings hat sich in der Praxis herausgestellt, dass viele dieser Tools nicht verlässlich arbeiten, und meistens auch nur eine einzige Marke abdecken. Bestellungen werden oft mehrfach oder gar nicht ausgeführt.
In einer grösseren Firma und bei grosser Drucker Vielfalt, ist es eine aufwendige Arbeit, die Zubehörbestellungen zu verwalten, oder die Seitenzähler monatlich zu Rapportieren.
Es ist wichtig, dass stets das benötigte Verbrauchsmaterial verfügbar ist, ohne dafür ein grosses Lager anlegen zu müssen.
Genau hier setzt PSM an.
Was kann PSM für Sie tun?
Automatische Verbrauchsmaterial Bestellungen
PSM bietet Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Profile für die verschiedenen Drucker Modelle zu definieren. Das komplette Verbrauchsmaterial wird unter Angabe der Artikelnummer und deren Bezeichnung hinterlegt.
Pro Druckermodell wird ein Profil hinterlegt, welches die Artikelnummern, Bezeichnungen, maximale Kapazität, Schwellenwert, und die SNMP OID (den Abfragestring) für jedes Verbrauchsteil enthält.
Die automatischen Nachbestellungen, werden bei Unterschreiten des von Ihnen gewählten Schwellenwertes ausgelöst.
Auf Wunsch können wir Ihnen auch Profile erstellen, welche Sie dann importieren können.
Sobald die diversen Modelle definiert sind, können alle im Einsatz stehenden Drucker - unter Berücksichtigung der IP-Adressen oder den Host-Namen - erfasst werden. PSM wird, falls der Drucker die Informationen liefert, automatisch das korrekte Profil vorschlagen und zuordnen.
Seitenzähler Statistik
Optional kann PSM auch detaillierte Informationen über die Anzahl gedruckter Seiten vom Drucker erfragen. Dazu werden wiederum Profile benötigt, welche in der Druckerverwaltung den jeweiligen Druckern zugeordnet werden können. Die Definition der dazu nötigen Profile ist ähnlich wie bei den Verbrauchsmaterial Profilen, jedoch werden in den meisten Fällen nur wenige Profile pro Hersteller benötigt. Im Fall von Hewlett-Packard sogar nur ein einziges. Die Profile enthalten lediglich die zu SNMP OID's für die verschiedenen zu erfragenden Seitenzähler. Wenn Sie dem Drucker ein Zählerprofil zuordnen, werden Sie die Zählerstatistik direkt aufgelistet erhalten, wenn Sie sich einen Drucker anzeigen lassen. Zudem - falls eingeschaltet - wird PSM die Zählerstatistik zusammen mit dem monatlichen Versand des Verbrauchsmaterial Rapportes als csv Datei per Email verschickt.
Verwaltung und Definition der Abfrage-Häufigkeit
In der Abfrage Zeitplan Verwaltung wird hinterlegt, wann und wie oft, PSM die Drucker nach deren Stand des Verbrauchsmaterials und der Seitenzähler abfragen soll. Ebenfalls können die Zeiten für die Übermittlung der Bestellungen fix definiert werden.
Verwaltung der Sprache und der Email Empfänger
Im Administrativen Bereich haben Sie die Möglichkeit, mehrere Empfänger Adressen für den Erhalt der E-Mails/Bestellungen anzugeben, deren Titel und die optionale Fusszeile, sind ebenfalls frei definierbar. Hier können Sie auch das Passwort von PSM Ändern, sowie die Sprache zu definieren (momentan Deutsch oder Englisch). Der Email Versand findet immer in Englisch statt.
Drucker Verwaltung
Alle definierten Drucker sind in der Druckerverwaltung ersichtlich.
Drucker, welche Verbrauchsmaterialien haben, deren Restseiten tiefer als der ausgewählte Schwellenwert liegen, werden automatisch rot markiert. Durch Anklicken des betreffenden Druckers, werden alle Detailinformationen ersichtlich, auch ob- und wann eine E-Mail Bestellung verschickt wurde. Der Warn-Zustand (rot) verschwindet erst, wenn PSM erkennt, dass die Anzahl der verbleibenden Seiten wieder höher als der Schwellenwert liegt. So kann sichergestellt werden, dass das Verbrauchsmaterial tatsächlich ersetzt wurde.
Drucker Voraussetzungen und Limitationen - Wissenswertes..
PSM arbeitet mit SNMP Queries. Es werden spezifische Printer MIBs abgefragt, um die Anzahl verbleibender Seiten zu ermitteln. Damit das funktioniert, gibt es Voraussetzungen, welche der Drucker erfüllen muss!
Der Drucker muss SNMP abfragbar sein, und der SNMP get Request zur Public Community muss erlaubt sein. Dies ist bei den meisten direkt am Netzwerk angeschlossenen, HP LaserJet Drucker, der Fall.
Kann PSM während einer Abrage den Status eines definierten Druckers nicht abfragen - weil, beispielsweise der Drucker gerade ausgeschaltet ist - werden die Werte der letzten erfolgreichen Abfrage beibehalten.
Damit PSM Bestellungen via E-Mail versenden kann, muss in der Programm Administration ein gültiger E-Mail Server angeben werden. Der E-Mail Server kann sich überall befinden, muss aber von der Maschine, auf dem PSM läuft, erreichbar sein. Bitte beachten Sie, dass einige Email Server eine Authentifizierung benötigen, damit E-Mails an externe Empfänger gesendet werden können.
Wenn Sie eigene Profile entwerfen wollen, müssen Sie Folgendes kennen:
Die Printer MIB's, mit denen PSM den Drucker nach den verbleibenden Seiten abfragen kann
Die Artikelnummern und Bezeichnungen aller mit SNMP abfragbaren Teile
Ihre Netzwerk Router und Firewalls müssen den SNMP Datenverkehr zwischen PSM und den Druckern zulassen
Drucker, welche mit externen Netzwerk Boxen (Parallel/USB) angeschlossen sind, werden nicht unterstützt, weil es nicht möglich ist, die nötigen Informationen abzurufen.
Nur Original Zubehör ist unterstützt. HP hat beispielsweise einen Chip in den Tonermodulen, welche die exakte Ermittlung der verbleibenden Seitenkapazität ermöglicht. Fremdtoner können falsche Resultate - oder gar keine - auf die Abfragen liefern.
Spezifische Hilfe
Spezifische Hilfe ist durch Anklicken des Fragezeichen-Symbols auf allen PSM Programm-Seiten verfügbar.
Support
Support ist über E-Mail unter support@sysprint.ch verfügbar.
Copyright Vermerke und Urheber Recht
Program Designer and co Programmer:
Stefan Arzethauser and Stephan Schiegg, Sysprint AG
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